Datenschutzerklärung2019-10-29T17:20:20+00:00

Datenschutzinformation des VKJHH für die Website

jc-burgwedel.de

 

A: Ansprechpartner

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

Verband Kinder- und Jugendarbeit Hamburg e.V. (VKJHH)

Budapester Straße 42, 20359 Hamburg

info@vkjhh.de

040 / 43 42 72

Fragen zu unseren Einrichtungen und Dienstleistungen, Adressänderungen oder den Widerruf von Einwilligungen richten Sie bitte direkt an unsere Geschäftsstelle (s.o.).

Spezielle datenschutzrechtliche Fragen können Sie auch direkt an unseren Datenschutzbeauftragten richten. Unser Datenschutzbeauftragter ist:

David Heimburger

dh@davidheimburger.de

040 / 22863648

Postanschrift siehe www.davidheimburger.de/impressum/

 

B: Ihre Rechte

Wir fassen an dieser Stelle einmal die allgemeinen Rechte zusammen, die Ihnen nach der DSGVO mit Blick auf Ihre bei uns verarbeiteten Daten zustehen.

  • Sie können uns erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung oder Weitergabe Ihrer Daten jederzeit für die Zukunft widerrufen. Mit dem Widerruf Ihrer Einwilligung entfällt die Rechtmäßigkeit der davon betroffenen Datenverarbeitung ab Zeitpunkt der Widerrufserklärung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

 

  • Sollte die Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung Ihrer Daten ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sein, dürfen Sie einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung nach Art. 21 DSGVO einlegen. Soweit es sich bei der entsprechenden Datenverarbeitung um Direktwerbung handelt, müssen Sie Ihren Widerspruch in keiner Weise begründen; in allen anderen Fällen müssten Sie für Ihren Widerspruch Gründe darlegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

 

  • Sollten wir fehlerhafte Angaben zu Ihrer Person gespeichert haben, können Sie von uns die Berichtigung Ihrer Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).

 

  • Sie können von uns jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG).

 

  • Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung verlangen, soweit Ihrem Wunsch keine höherrangigen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 bzw. 18 DSGVO, § 35 BDSG).

 

  • Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen die Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung gestellt haben, in einem maschinenlesbarem Format zur Weitergabe an Dritte zur Verfügung stellen (Art. 20 DSGVO).

 

  • Sie dürfen sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, z.B. dem Hamburgischen Datenschutzbeauftragten, über datenschutzrechtliche Sachverhalte bei uns beschweren.

 

C: Datenverarbeitungen bei uns und deren Rechtsgrundlagen

Wir unterscheiden im Folgenden danach, ob die Datenverarbeitungen allein durch den Besuch unserer Internetseiten ausgelöst sind (Abschnitt I), im Zusammenhang mit den Leistungen unserer Organisation stehen (Abschnitt II) oder eine Bewerbung von Ihnen bei uns betreffen (Abschnitt III).

Innerhalb dieser Abschnitte haben wir die Verarbeitungen danach sortiert, auf welcher Rechtsgrundlage sie erfolgen. Entsprechend Art. 6 DSGVO, der zentralen Vorschrift zu diesem Thema, unterscheiden wir zwischen Verarbeitungen zur Vorbereitung bzw. Erfüllung einer Vertragsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO), Verarbeitungen auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO), Verarbeitungen auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO) oder Verarbeitungen auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).

Diese Sortierung soll Sie dabei unterstützen, Ihre Rechte entsprechend wahrnehmen zu können:

  • Verarbeitungen auf Grundlage gesetzlicher Pflichten lassen sich nicht vermeiden.
  • Verarbeitungen zur Vertragserfüllung lassen sich nur vermeiden, indem Sie auf die Inanspruchnahme unserer Leistungen verzichten.
  • Bei Verarbeitungen auf Grundlage Ihrer Einwilligung können Sie jederzeit diese Einwilligung für die Zukunft widerrufen.
  • Und bei Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie gegen diese Verarbeitung Widerspruch einlegen.

 

Abschnitt I: Datenverarbeitungen durch unsere Internetseiten

 

Bereitstellen der Internetseite

Beschreibung Damit ein Webserver unsere Internetseite Ihrem Browser zur Verfügung stellen kann, muss der Server technische Daten über Ihr dafür genutztes Gerät, Ihren Browser und Ihren Internetzugang erfassen. Man spricht hier von dem sogenannten Logfile oder Weblog. Das sind die gleichen Daten, die Sie bei jeder Internetseite zwingend hinterlassen, die Sie aufrufen. Im Mittelpunkt steht die IP Adresse, von der aus Sie unsere Seiten aufrufen. An diese Internetadresse schickt der Webserver Ihnen die Daten, die Sie sehen wollen.
Zweck Bereitstellung unserer Internetseite.

Nachforschungen, sollte es zu einem unrechtmäßigen Zugriff auf unsere Webseiten kommen (z.B. einen Hackerangriff).

Datenkategorien ·        IP-Adresse, über die der Besucher ins Internet geht

·        An die IP-Adresse anknüpfend Ort oder Land, aus dem der Besucher ins Internet geht

·        Internet Service Provider, über den der Besucher ins Internet geht

·        Datum und Uhrzeit des Zugriffs

·        Objekte auf unserer Website, die im Browser aufgerufen (angeklickt) werden

·        Art und Version des Internetbrowsers

·        Art und Version des Betriebssystem

·        Webseiten, von denen der Nutzers auf unsere Internetseite gelangt ist

·        Webseiten, die der Nutzer von unserer Webseite aus aufruft

Berechtigtes Interesse Da der Betrieb einer Website ohne die Erfassung des Weblogs nicht möglich ist und Sie unsere Website eigenständig aufrufen, können wir uns für die Protokollierung Ihres Zugriffs auf ein berechtigtes Interesse berufen. Speziell im Falle eines Angriffs auf unsere Internetseite steht uns ein berechtigtes Interesse zu, den Ermittlern Indizien dafür bieten zu können, wie sich der Angriff abgespielt hat.
Datenempfänger (Kategorien) Unser Webhosting-Dienstleister, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist
Drittstaatentransfer Findet nicht statt. Unser Hosting-Dienstleister nutzt ein Rechenzentrum in Deutschland.
Speicherdauer 7 Tage

 

Schriften (Web Fonts) von Google Servern

Beschreibung Unsere Internetseite nutzt Schriftarten (Web Fonts) von Google. Wenn Sie unsere Seiten besuchen, wird ein Server von Google in den USA aufgerufen, der die Schriften an Ihren Rechner überträgt. Für die Übertragung der Schriften an Sie, erfährt Google Ihre aktuelle IP-Adresse. Ohne diese Adresse wäre ein Transfer der Schriften an Ihren Browser nicht möglich.

Google sagt, dass es im Rahmen der Nutzung von Google Web Fonts keine über die IP-Adresse hinausgehenden Daten über Sie erfasst. Die Datenschutzinformationen zu Google Web Fonts finden Sie auf:

https://developers.google.com/fonts/faq

https://policies.google.com/privacy

Wir erhalten durch die Nutzung von Google Web Fonts keinerlei Daten über Sie. Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.

Zweck Der Einsatz von Google Web Fonts dient dem Zweck, Ihnen optimale Schriften für die Nutzung in Internetbrowsern zu schnellen Ladezeiten zur Verfügung stellen zu können.
Datenkategorien IP Adresse
Berechtigtes Interesse Die Rechtsgrundlage für die Einbindung von Google Web Fonts ist ein berechtigtes Interesse, da die Datenübertragung auf die IP-Adresse beschränkt ist.
Datenempfänger (Kategorien) Google LLC (für Europa erreichbar über Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland)
Drittstaatentransfer Die Daten, die Google von Ihnen erfasst, werden von Google auch nach außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen, konkret in die USA. Google hat sich nach dem US-EU-Privacy Shield zertifizieren lassen und somit den Schutz Ihrer Daten nach einem angemessenen Niveau zugesichert.
Speicherdauer Eine Datenlöschung bei uns ist nicht erforderlich, da wir durch den Einsatz der Web Fonts keine Daten von Ihnen erfassen.

 

Navigationsdienste über Google Maps

Beschreibung In unserer Website haben wir Karten von Google Maps eingebunden, einen Dienst von Google. Diese interaktiven Karten ermöglichen es Ihnen, unseren Standort in Kartenform zu sehen und von Ihrem Standort zu uns zu navigieren.

Der von uns verwendete Kartenausschnitt überträgt beim Aufruf in Ihrem Browser Ihre IP Adresse an Google und – wenn Sie das in ihrem Gerät nicht deaktiviert haben – Ihren aktuellen Standort. Sollten Sie auf Ihrem Gerät zum Zeitpunkt des Seitenaufrufs mit einem Google-Konto eingeloggt sein, erfährt Google über Ihr persönliches Konto auch konkret, wer Sie sind.

Zudem speichert Google beim Aufruf von Google Maps einen sogenannten Cookie in Ihrem Internetbrowser, über den Google Ihr Gerät wiedererkennt.

Wir erhalten von Google Maps jedoch keinerlei Daten über Sie.

Sie können die Übertragung Ihres Standorts an Google verhindern, indem Sie in den Einstellungen Ihres Geräts den Zugriff Ihres Browsers auf Ihre Standortdaten unterbinden.

Die Annahme des Google-Cookies können Sie verhindern, indem Sie Ihren Browser so einstellen, dass er grundsätzlich keine Cookies annimmt, oder indem Sie unsere Internetseite in dem Privatmodus Ihres Browsers aufrufen, der automatisch die Annahme von Cookies unterbindet.

Zu den Details der weiteren Verwendung Ihrer Daten bei Google können wir Ihnen keine Angaben machen. Hier gilt die allgemeine Datenschutzinformation von Google: https://policies.google.com/privacy?gl=de

Zusätzliche Infos zu Google Maps finden Sie auf: https://www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps.html.

Wenn Sie ein Google-Konto haben, können Sie die von Google zu Ihnen gespeicherten Standortdaten darüber löschen lassen.

Obwohl wir keine Daten von Google erhalten, stuft Google die Nutzung seines Kartendienstes durch uns als eine gemeinsame Verantwortung nach Art. 26 DSGVO ein, da sowohl Google wie auch wir ein Interesse an der Bereitstellung des Dienstes haben. Zwischen Google und uns besteht dementsprechend ein Vertrag über die gemeinsame Verantwortung, dessen Inhalt Sie hier nachlesen können (nur auf Englisch): https://privacy.google.com/intl/de/businesses/mapscontrollerterms/

Zweck Zweck der Einbindung von Google Maps ist es, Ihnen die Anreise zu uns zu erleichtern.
Datenkategorien ·        Ihre IP Adresse

·        Ihren aktuellen Standort, wenn Sie das in ihrem Gerät nicht deaktiviert haben

Berechtigtes Interesse Rechtsgrundlage für die Einbindung von Google Maps durch uns ist ein berechtigtes Interesse, da wir Ihnen durch den Navigationsdienst das Auffinden unserer Einrichtung so leicht als möglich machen können.
Datenempfänger (Kategorien) Google LLC; für Europa erreichbar über Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland
Drittstaatentransfer Die Daten, die Google von Ihnen erfasst, werden von Google auch nach außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen, konkret in die USA. Google hat sich nach dem US-EU-Privacy Shield zertifizieren lassen und somit den Schutz Ihrer Daten nach einem angemessenen Niveau zugesichert.
Speicherdauer Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von Google. Eine Datenlöschung bei uns ist nicht erforderlich, da wir durch den Einsatz des Videoplayers keine Daten von Ihnen erfassen.

 

 

Abschnitt II: Datenverarbeitungen durch Kontakt und vertragliche Beziehungen zu uns

Verarbeitungen zur Vertragserfüllung

 

E-Mail-Kommunikation

Beschreibung Schicken Sie uns eine E-Mail, gelangt diese in mindestens eins unserer E-Mail-Postfächer. Der Inhalt Ihrer E-Mail und die sie begleitenden Metadaten (Absenderadresse, Zeitpunkt des Versands etc.) werden auf den E-Mail-Servern unseres Hosting-Anbieters gespeichert. Zudem können sie nach Abruf vom Server in den E-Mail-Programmen auf den Geräten gespeichert sein, die Zugriff auf das Postfach haben (Computer, Smartphones, Tablets).
Zweck Das Öffnen, Beantworten und Speichern dient dem Zweck, dass wir Ihre E-Mail zur Kenntnis nehmen können, Ihnen bei Bedarf antworten können und unsere Dokumentationspflichten erfüllen können.
Datenkategorien ·        Ihre E-Mail-Adresse

·        Zeitpunkt des Versands bzw. Empfangs

·        Inhalt der E-Mail (Texte, Dokumente, Bilder, sonstige Dateien)

·        Sonstige typische Metadaten einer E-Mail

Berechtigtes Interesse Sollte Ihre E-Mail die Vorbereitung oder den Inhalt eines Vertrags mit uns betreffen, ist die Rechtsgrundlage die Erfüllung einer Vertragspflicht. Soweit das nicht der Fall ist, greift für alle E-Mails, mit der wir auf eine Anfrage von Ihnen reagieren zumindest ein berechtigtes Interesse.
Datenempfänger (Kategorien) Entsprechend dem Inhalt Ihrer E-Mail wird sie an die zuständigen Stellen bei uns oder bei Dritten weitergeleitet. Wir achten dabei den Grundsatz der Datenminimierung und der Zweckbindung und leiten Ihre E-Mail nicht ohne legitimen Grund und Rechtsgrundlage weiter.

Außerdem hat unser Dienstleister für das E-Mail-Hosting technischen Zugriff auf die Daten, der aber über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist.

Drittstaatentransfer Findet nicht statt. Unser Hosting-Dienstleister nutzt ein Rechenzentrum in Deutschland.
Speicherdauer Wir speichern Ihre E-Mail so lange, wie es zur Erfüllung eines Zwecks notwendig ist. Je nach Inhalt Ihrer E-Mail können das sehr unterschiedliche Zwecke sein; dementsprechend vielfältig sind die Aufbewahrungsfristen.

Ein Beispiel: Wenn Ihre E-Mail der Vorbereitung eines Vertragsabschlusses dient, greift die Pflicht aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufzubewahren.

 

Briefpost

Beschreibung Schicken Sie uns einen Brief, wird er unserer Dokumentablage hinzugefügt.
Zweck Dokumentation relevanten Schriftverkehrs
Datenkategorien ·        Ihre Kontaktdaten (entsprechend dem Briefkopf Ihres Schreibens)

·        Inhalt des Schreibens

Berechtigtes Interesse Sollte Ihr Brief die Vorbereitung oder den Inhalt eines Vertrags mit uns betreffen, ist die Rechtsgrundlage die Erfüllung einer Vertragspflicht. Soweit das nicht der Fall ist, greift für alle Briefe zumindest ein berechtigtes Interesse daran, erhaltene Schreiben in einem geordneten Verfahren abzulegen.
Datenempfänger (Kategorien) Entsprechend dem Inhalt Ihres Schreibens wird es an die zuständigen Stellen bei uns oder bei Dritten weitergeleitet. Wir achten dabei den Grundsatz der Datenminimierung und der Zweckbindung und leiten Ihr Schreiben nicht ohne legitimen Grund und Rechtsgrundlage weiter.
Drittstaatentransfer Findet nicht statt.
Speicherdauer Wir speichern Ihr Schreiben so lange, wie es zur Erfüllung eines Zwecks notwendig ist. Je nach Inhalt Ihres Schreibens können das sehr unterschiedliche Zwecke sein; dementsprechend vielfältig sind die Aufbewahrungsfristen. Ein Beispiel: Wenn Ihr Schreiben der Vorbereitung eines Vertragsabschlusses dient, greift die Pflicht aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufzubewahren.

 

Teilnahme an Fortbildungen und Arbeitsgruppen

Beschreibung Wir bieten verschiedene Arten von Fortbildungsveranstaltungen und Arbeitsgruppen an. Wenn Sie sich zu einer Veranstaltung anmelden, notieren wir Ihren Namen, die gewählte Veranstaltung, Kontaktdaten für Rückfragen und ggf. die Organisation, für die Sie an der Veranstaltung teilnehmen.

Unsere Dozenten bzw. Arbeitsgruppenleiter, von denen einige externe Dienstleister sind, erhalten von uns eine Liste der angemeldeten Teilnehmer. Die Liste dient dazu, die Veranstaltung optimal vorzubereiten, die Anwesenheit bei der Veranstaltung dokumentieren zu können und Teilnahmebestätigungen erstellen zu können.

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen erhält auch unsere Buchhaltung die Daten der Teilnehmer, um Ihnen Rechnungen schicken zu können, bei Bedarf Zahlungen anmahnen zu können und die Zahlungseingänge zuordnen zu können.

Unsere Veranstaltungen im Allgemeinen sowie die Teilnahme einzelner Personen werden von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert. Dafür behält sie sich eine Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel vor, die eine Offenlegung der Teilnehmenden umfasst.

Zweck Verwaltung und Vorbereitung der Fortbildungsveranstaltungen inkl. Rechnungsstellung und Teilnahmebestätigungen
Datenkategorien ·        Name

·        Gewählte Veranstaltung (Thema, Termin, Dozent)

·        Ggf. Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Adresse

·        Ggf. entsendende Organisation

Rechtsgrundlage Erfüllung des Fortbildungsvertrags (als eine Dienstleistung von uns)
Datenempfänger (Kategorien) ·        Ggf. externe Dozenten, die über ihren Dozentenvertrag auf Vertraulichkeit und Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind

·        Ggf. die Freie und Hansestadt Hamburg als Projektförderer

Drittstaatentransfer Findet nicht statt.
Speicherdauer Die Teilnahmedaten heben wir sechs Jahre auf, die Buchungsbelege zehn Jahre (§§ 147 AO, 257 HGB bzw. Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg)

 

Teilnahme an Veranstaltungen und Ausflügen unserer Einrichtungen

Beschreibung Wir betreiben verschiedene Einrichtungen der Kinder- und Jugendarbeit. Unsere Arbeit folgt den Prinzipien der offenen Kinder- und Jugendarbeit, nach denen wir für die Mehrzahl der Angebote, die wir den Besucher*innen unserer Einrichtungen machen, nicht nach personenbezogenen Daten fragen. Wir erfassen regelmäßig keine Namen oder sonstige Daten zu den Kindern und Jugendlichen, die sich in unseren Einrichtungen aufhalten.

Etwas anderes gilt, wenn wir bestimmte Veranstaltungen anbieten oder Ausflüge machen, für deren Teilnahme wir eine Einwilligung der Sorgeberechtigten benötigen. Im Rahmen solcher Einwilligungen erfassen wir den Namen des Teilnehmenden und des Sorgeberechtigten. Teilweise notieren wir auch Kontaktdaten der Sorgeberechtigten für Notfälle oder Rückfragen. Zur Vorbereitung solcher Veranstaltungen, speziell um deren Auslastung planen zu können, führen wir Teilnehmerlisten.

Soweit für eine Veranstaltung ein Unkostenbeitrag erhoben wird, notieren wir in unserer Dokumentation den entsprechenden Zahlungseingang.

Soweit eine öffentliche Stelle die Teilnahme einer Person finanziert, bestätigen wir der Stelle auf Anfrage die Teilnahme an der bezahlten Veranstaltung.

Die Teilnehmendenlisten und die Anmeldungen mit Einwilligungserklärung dokumentieren wir in Papierform. Zugriff auf die Unterlagen haben nur die jeweils zuständigen Beschäftigten. Die Unterlagen werden in abgeschlossenen Schränken aufbewahrt.

Unsere Veranstaltungen im Allgemeinen sowie die Teilnahme einzelner Personen werden von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert. Dafür behält sie sich eine Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel vor, die eine Offenlegung der Teilnehmenden umfasst.

Zweck Verwaltung/Vorbereitung von Ausflügen und anderen Veranstaltungen in Verbindung mit Dokumentation, dass die erforderlichen Einwilligungen von Sorgeberechtigten vorgelegen haben
Datenkategorien ·        Name des Teilnehmenden und Name des Sorgeberechtigten

·        Gewählte Veranstaltung

·        Ggf. Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Adresse

·        Ggf. Zahlung eines Unkostenbeitrags

·        Ggf. öffentliche Stelle, die einen Teilnehmenden bei der Finanzierung unterstützt

Rechtsgrundlage Erfüllung des Veranstaltungsvertrags (als eine Dienstleistung von uns)
Datenempfänger (Kategorien) Ggf. die Freie und Hansestadt Hamburg als Projektförderer
Drittstaatentransfer Findet nicht statt.
Speicherdauer Allgemeine Teilnehmendenlisten und Einwilligungen heben wir sechs Jahre auf; die Dokumentation der Zahlungseingänge heben wir zehn Jahre auf (§§ 147 AO; 257 HGB bzw. Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg).

 

Vertrieb unserer Fachzeitschrift

Beschreibung Wir verlegen die Fachzeitschrift „Forum“. Die Fachzeitschrift wird den Abonnenten und Interessenten per Post zugestellt.

Ein Abonnement kommt durch einfache Meldung an unsere Geschäftsstelle zustande und kann jederzeit wieder beendet werden.

Die Geschäftsstelle führt eine Liste der jeweils aktuellen Abonnenten. Der Versand an die Abonnenten erfolgt direkt von der Druckerei aus, einzelne Interessenten erhalten die Zeitschrift auf Wunsch von der Geschäftsstelle geschickt.

Die Produktion und der Vertrieb der Zeitschrift werden von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert. Dafür behält sie sich eine Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel vor, die eine Offenlegung der Empfänger der Zeitschrift umfasst.

Zweck Vertrieb unserer Fachzeitschrift an interessierte Empfänger
Datenkategorien ·        Name

·        Postadresse

Rechtsgrundlage Erfüllung des (kostenlosen) Abonnementvertrags
Datenempfänger (Kategorien) ·        Unsere Druckerei, die über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist.

·        Die Freie und Hansestadt Hamburg als Projektförderer

Drittstaatentransfer Findet nicht statt.
Speicherdauer Die Druckerei löscht die jeweils aktuelle Abonnentenliste nach Abschluss der jeweiligen Aussendung.

In der Geschäftsstelle wird eine Liste der jeweils aktuellen Abonnements geführt; nach Abmelden vom Versand werden bisherige Bezieher aus der Liste gestrichen.

Zur Dokumentation der einzelnen Versandaufträge an die Druckerei wird der Status jeder Aussendung für sechs Jahre gespeichert (§§ 147 AO; 257 HGB bzw. Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg).

 

 

Verarbeitungen zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung

Finanzbuchhaltung + Zahlungstransfers

Beschreibung Soweit Sie Zahlungen an uns leisten oder Zahlungen von uns erhalten, müssen wir diese als Buchung und als Beleg in unserer Finanzbuchhaltung erfassen.

Erfolgen Zahlungen von Ihnen oder an Sie als Überweisung, ist die Zahlung auch in unseren Kontoauszügen dokumentiert.

Die Finanzbuchhaltung findet bei uns intern statt. Unsere Buchhaltung nutzt dafür eine Software, die die Daten auf Onlineservern des Anbieters speichert (Cloud-Lösung).

Ein Großteil unserer Arbeit wird von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert. Dafür behält sie sich eine Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel vor, die u.a. auch eine Offenlegung betreuter Personen umfassen kann.

Zweck Verwaltung aller Zahlungsvorgänge, ordnungsgemäße Buchführung
Rechtsgrundlage Erfüllung der Pflichten zur ordnungsgemäßen Buchführung (§§ 147 AO, 257 HGB, Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg)
Datenkategorien ·        Ihr Name

·        Ihre Bankverbindung

·        Zahlungstag

·        Zahlungsbetrag

·        Zahlungsgrund

Datenempfänger (Kategorien) ·        Unser Dienstleister für die Buchhaltungsdatenbank, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist.

·        Die Freie und Hansestadt Hamburg als Projektförderer

Drittstaatentransfer Findet nicht statt.
Speicherdauer Allgemeine Dokumente zum Hintergrund der Zahlung und Geschäftsbriefe speichern wir sechs Jahre, Zahlungsbelege und Buchungsunterlagen speichern wir zehn Jahre (§§ 147 AO; 257 HGB bzw. Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg).

 

 

Verarbeitungen mit Einwilligung

Fotos von Teilnehmenden

Beschreibung Bei einer Vielzahl von Veranstaltungen und auch während der fortlaufenden Arbeit in unseren Einrichtungen machen wir Fotos von Teilnehmenden.

Wir verwenden solche Fotos für Veröffentlichung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und zur Dokumentation unserer Arbeit (z.B. als Aushang in den Einrichtungen; selten auch auf unserer Internetseite, in unserer Zeitschrift oder in anderen Formen von Publikationen).

Von Teilnehmenden ist eine Speicherung und Veröffentlichung von Fotos nur möglich, wenn sie bzw. ihre Sorgeberechtigten darin eingewilligt haben. Dafür gibt es ein Einwilligungsformular, das Sie unterschreiben müssen, wenn von Ihnen Fotos erstellt oder veröffentlicht werden sollen.

Zudem können Fotos gespeichert und genutzt werden, auf denen Personen bei offiziellen Veranstaltungen unserer Organisation zu sehen sind, dabei Teil einer größeren Gruppe sind und nicht als Individuen hervortreten. Soweit diese Fotos nur zur aktuellen Dokumentation über eigene Veranstaltungen eingesetzt werden, fällt die Datenverarbeitung unter ein berechtigtes Interesse.

Die Personenfotos werden teilweise allein lokal auf Rechnern in den Einrichtungen und teilweise zentral auf dem Server in der Geschäftsstelle sortiert nach dem Namen der Abgebildeten oder dem Datum der Aufnahme gespeichert.

Zweck Die Speicherung und Veröffentlichung von Teilnehmendenfotos dient dazu, die Arbeit unserer Einrichtungen zu dokumentieren und in der Öffentlichkeitsarbeit zu präsentieren.
Rechtsgrundlage Für individualisierte Teilnehmende: Einwilligung

Die Einwilligung muss schriftlich erfolgen und wird eigenständig mit Bezug zu der Bilddatei gespeichert. Die Einwilligungserklärung muss klar beschreiben, welche Verwendungsformen durch sie alles abgedeckt sind.

Für Aufnahmen, auf denen einzelne Personen nicht hervortreten bzw. nur mit großem Aufwand identifizierbar sind und die im Zusammenhang mit der Dokumentation oder Öffentlichkeitsarbeit zu einer öffentlichen Veranstaltung stehen, die die Person besucht hat, kann eine aktuelle Veröffentlichung auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgen.

Datenkategorien ·        Foto der Person

·        Ggf. Name der Person im Rahmen des Dateinamens bzw. der Fotobeschreibung

Datenempfänger (Kategorien) Abhängig von den genutzten Kommunikationswegen können die Fotos an externe Medien weitergegeben werden bzw. im Internet oder auch auf Social Media-Plattformen veröffentlicht werden.

Empfänger sind dann die externen Medien, der Hosting-Dienstleister der Internetseite (gebunden über einen Auftragsverarbeitungsvertrag) oder unabhängige Social Media-Plattformen

Drittstaatentransfer Abhängig vom Empfänger der Fotos.

Bei Veröffentlichung auf Social Media-Plattformen regelmäßig Transfer in die USA; jedoch haben sich alle gängigen Social Media-Anbieter unter dem US-EU-Privacy Shield zertifizieren lassen und somit eine geeignete Garantie zum Datenschutzniveau zugesichert.

Speicherdauer Sobald eine Person ihre Einwilligung in die Nutzung ihres Fotos widerrufen hat, werden die Fotos der Person aus dem Speicher und den noch aktuellen digitalen Veröffentlichungen entfernt.

 

Gutachten/Stellungnahmen

Beschreibung Als Einrichtung der Kinder- und Jugendarbeit werden unsere Beschäftigten regelmäßig von öffentlichen Stellen um Stellungnahmen bzw. Gutachten zu einzelnen Kindern oder Jugendlichen und deren Lebenssituation gebeten bzw. hiermit beauftragt.

Unsere Arbeit wird von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert. Dafür behält sie sich eine Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung der Projektmittel vor, die eine Offenlegung der betreuten Personen umfassen kann.

Zweck Erstellen von Stellungnahmen/Gutachten im Rahmen eines entsprechenden Auftrags durch staatliche Stellen.
Datenkategorien ·        Name des Betroffen

·        Namen der Sorgeberechtigten

·        Beschreibung der Lebensumstände und Einschätzungen zur Förderbedürftigkeit

·        Ggf. Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Adresse

Rechtsgrundlage Einwilligung der Sorgeberechtigten
Datenempfänger (Kategorien) Freie und Hansestadt Hamburg als Auftraggeber
Drittstaatentransfer Findet nicht statt.
Speicherdauer Wir bewahren die Stellungnahmen sechs Jahre lang auf (Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg).

 

 

Verarbeitungen auf Grundlage eines berechtigten Interesses

Übernahme der Kontaktdaten auf Visitenkarten

Beschreibung Wenn Sie uns bzw. einem unserer Beschäftigten eine Visitenkarte übergeben, übernehmen wir die darauf gemachten Daten zu Ihrer Person unter Umständen in unsere zentrale Adressverwaltung.
Zweck Pflege von Kontakten, die durch Aushändigen ihrer Visitenkarte ihr Interesse an zukünftiger Kommunikation zum Ausdruck gebracht haben.
Datenkategorien ·        Ihr Name

·        Ihre Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, E-Mail)

·        Ihr Unternehmen / Ihre Organisation, Geschäftsfeld Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation

·        Ihre Stellenbezeichnung, ihr Zuständigkeitsbereich

Berechtigtes Interesse Soweit Sie uns freiwillig Ihre Visitenkarte übergeben haben, besteht ein berechtigtes Interesse daran, dass wir die darauf gemachten Daten auch in unsere digitale Adressverwaltung übernehmen dürfen.
Datenempfänger (Kategorien) Unser Hosting-Dienstleister für unsere Adressbücher, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist
Drittstaatentransfer Findet nicht statt. Unser Hosting-Dienstleister nutzt ein Rechenzentrum in Deutschland.
Speicherdauer Wir speichern Ihre Daten bis Sie uns um deren Löschung bitten. Anschließend löschen wir die Daten umgehend – außer es ist zwischenzeitlich eine Geschäftsbeziehung zwischen uns entstanden, aus der sich für uns eigenständige Aufbewahrungspflichten zu Ihren Kontaktdaten ergeben.

 

Finanz- und Personalbuchhaltung für Mitglieder

Beschreibung Wir bieten den rechtlich eigenständigen Einrichtungen der Kinder- und Jugendarbeit, die in unserem Verband Mitglieder sind, an, als Dienstleister die Finanz- und Personalbuchhaltung für sie zu führen. Im Verhältnis zu den Mitgliedern treten wir bei Erbringung dieser Leistung als ein weisungsgebundener Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf.

Die Verantwortung für diese Datenverarbeitungen liegt gegenüber den Betroffenen in erster Linie bei der jeweiligen rechtlich selbständigen Einrichtung. Datenschutzbegehren sind in erster Linie direkt an die Verantwortlichen zu richten. Soweit Betroffene an uns heran treten, leiten wir das Begehren an den Verantwortlichen weiter.

Die Finanzbuchhaltung findet bei uns intern statt. Unsere Buchhaltung nutzt dafür eine Software, die die Daten auf Onlineservern des Anbieters speichert (Cloud-Lösung).

Zweck Finanz- und Personalbuchhaltung als Auftragsleistung
Datenkategorien ·        Ihr Name, ggf. Personalnummer

·        Ihre Bankverbindung

·        Zahlungstag

·        Zahlungsbetrag

·        Zahlungsgrund

·        Ihre private Anschrift

·        Angaben zu Gehalt und Sonderzahlungen

·        Geburtsdatum, Geschlecht

·        Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Steuerklasse, Familienstand

·        Angaben zur Kranken- und Pflegeversicherung

·        Angaben zur Altersvorsorge

·        Urlaubstage

·        Krankentage

Rechtsgrundlage Gegenüber den Betroffenen ein berechtigtes Interesse, das sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Verantwortlichen ergibt
Datenempfänger (Kategorien) Unser Dienstleister für die Buchhaltungsdatenbank, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist.
Drittstaatentransfer Findet nicht statt.
Speicherdauer Zahlungsbelege und Buchungsunterlagen speichern wir zehn Jahre (§§ 147 AO; 257 HGB bzw. Nr. 6.6, 7.1 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) der Freien und Hansestadt Hamburg).

 

 

Abschnitt III: Datenverarbeitungen bei Bewerbungen

Bearbeitung Ihrer Bewerbung

Beschreibung Wenn Sie sich bei uns für eine Beschäftigung bewerben, gelten folgende Datenschutzregeln. Grundsätzlich stellen wir Ihre Bewerbung und Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse) nur den Personen zur Verfügung, die bei uns über die Frage einer Einstellung mitentscheiden. Wir bemühen uns, diesen Personenkreis so klein als möglich zu halten. Zugleich ist es uns wichtig, alle relevanten Personen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.

Sollte Ihre Bewerbung zu einer Einstellung führen, gehen Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte über. Über den Umgang mit Beschäftigtendaten in unserer Organisation informieren wir Sie gesondert vor Abschluss Ihres Arbeitsvertrags.

Zweck Der Zweck dieser Datenverarbeitungen ist das Einhalten eines ordnungsgemäßen Bewerbungsverfahrens.
Rechtsgrundlage Vertragsvorbereitung eines Arbeitsvertrags (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

Wenn Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung besonders schützenswerte Daten zur Verfügung gestellt haben (z.B. zu Ihrer Gesundheit oder Religion) greift Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

Datenkategorien ·        Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail)

·        Die Angaben in Ihrem Lebenslauf (Geburtsdatum, Ausbildung, Arbeitserfahrung)

·        Zeugnisse und Referenzen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben

·        Notizen zu Gesprächen mit Ihnen

·        Stellungnahmen der in den Entscheidungsprozess einbezogenen Personen

Datenempfänger (Kategorien) Keiner
Drittstaatentransfer Findet nicht statt.
Speicherdauer Sollte Ihre Bewerbung nicht zu einer Einstellung führen, bewahren wir Ihre Bewerbung zur Dokumentation eines ordnungsgemäßen Bewerbungsverfahrens noch für sechs Monate auf. Anschließend löschen wir alle Daten zu Ihrer Bewerbung aus unseren Systemen.

 

Kandidatenpool

Beschreibung Unter Umständen bitten wir Sie, wenn es bei Ihrer Bewerbung erst einmal nicht zu einer Einstellung gekommen ist, um Ihre Einwilligung, dass wir Ihre Daten länger als sechs Monate aufbewahren dürfen. Das ist regelmäßig der Fall, wenn wir damit rechnen, dass in nächster Zeit bei uns eine Position zu besetzen sein wird, die zu Ihnen passt.
Zweck Pflege eines Kandidatenpools für künftige Stellenbesetzungen
Rechtsgrundlage Einwilligung
Datenkategorien ·        Ihre Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail)

·        Die Angaben in Ihrem Lebenslauf (Geburtsdatum, Ausbildung, Arbeitserfahrung)

·        Zeugnisse und Referenzen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben

·        Notizen zu Gesprächen mit Ihnen

·        Stellungnahmen der in den vorherigen Entscheidungsprozess einbezogenen Personen

Datenempfänger (Kategorien) Keiner
Drittstaatentransfer Findet nicht statt.
Speicherdauer Auch wenn Sie uns die entsprechende Erlaubnis zum Aufbewahren Ihrer Bewerbung geben, löschen wir Ihre Daten nach zwei Jahren. Sollten Sie sich anschließend erneut bei uns bewerben, bitten wir um Verständnis, dass uns keine Daten aus Ihrer vorherigen Bewerbung mehr vorliegen.

 

Stand: 9. August 2019